1.1 Là một chuyên gia khai vấn ICF, tôi trao đổi (trước khi khai vấn bắt đầu) với Khách hàng khai vấn, Nhà tài trợ và/hoặc các bên liên quan mà Coach có quan hệ trực tiếp, nhằm giải thích bản chất của khai vấn và cùng nhau đồng kiến tạo một thỏa thuận khai vấn, trong đó làm rõ vai trò, trách nhiệm, bảo mật, thỏa thuận tài chính và các khía cạnh khác của quá trình khai vấn.
Những hiểu biết và cân nhắc:
Tiêu chuẩn này nhấn mạnh trách nhiệm của Chuyên gia ICF trong việc truyền đạt và giải thích bản chất của khai vấn cho Khách hàng, Nhà tài trợ và các bên liên quan khác trước khi mối quan hệ khai vấn bắt đầu. Việc truyền đạt này là cơ hội để:
• Chia sẻ về quá trình khai vấn và những lợi ích của nó.
• Làm rõ các kỳ vọng liên quan đến nội dung và kết quả của khai vấn.
• Thảo luận về quyền và trách nhiệm của tất cả các bên liên quan, bao gồm khách hàng, nhà tài trợ, quản lý, giám sát viên và nhân sự.
Là một phần của quá trình này, Chuyên gia ICF phối hợp cùng các bên để đồng kiến tạo Thỏa thuận Khai vấn, trong đó xác định rõ vai trò, trách nhiệm, điều khoản bảo mật, thỏa thuận tài chính và các yếu tố quan trọng khác của quá trình khai vấn. Thỏa thuận này nêu rõ các quyền, vai trò và nghĩa vụ của Chuyên gia ICF, Khách hàng, Nhà tài trợ (nếu không trùng với Khách hàng), và bất kỳ bên liên quan nào khác như nền tảng khai vấn hoặc đại lý.
Tiêu chuẩn này yêu cầu Chuyên gia ICF chia sẻ bằng văn bản hoặc bằng lời Bộ Quy tắc Đạo đức và quy trình Xem xét Hành vi Đạo đức (ECR) với tất cả các bên liên quan. Một thực hành được khuyến nghị là làm nổi bật các phần liên quan đến từng bên và gửi đường dẫn đến toàn bộ Bộ Quy tắc Đạo đức trong phần truyền thông bằng văn bản. Việc này không chỉ giúp các bên liên quan hiểu rõ trách nhiệm của Chuyên gia ICF mà còn thể hiện sự nghiêm túc của ngành khai vấn đối với các vấn đề đạo đức.
ICF khuyến khích sử dụng thỏa thuận bằng văn bản nếu điều này phù hợp với văn hóa tại địa phương, như một thực hành tốt giúp bảo vệ cả Chuyên gia ICF và các bên liên quan. Một Thỏa thuận Khai vấn rõ ràng, đầy đủ rất cần thiết để xác lập và khẳng định mối quan hệ khai vấn chuyên nghiệp. Thỏa thuận cần được hoàn tất trước khi khai vấn bắt đầu. Trong thỏa thuận, Chuyên gia ICF cần xác định rõ khung pháp lý sẽ được áp dụng để xử lý nếu có xung đột xảy ra. Điều này đặc biệt quan trọng trong các trường hợp mà các bên sống ở các quốc gia khác nhau, có hệ thống luật khác nhau và dịch vụ khai vấn được thực hiện trong môi trường kỹ thuật số.
Ngoài ra, cần xem xét việc tách riêng các thỏa thuận dành cho các dịch vụ hỗ trợ như đánh giá tâm lý, hoặc các dịch vụ từ bên thứ ba. Điều này đặc biệt quan trọng khi Chuyên gia ICF làm việc với cùng một Khách hàng hoặc Nhà tài trợ trong nhiều loại hình dịch vụ khác nhau.
Khi hợp đồng khai vấn được thực hiện thông qua bên thứ ba – chẳng hạn như nền tảng khai vấn, đại lý hoặc tổ chức trung gian – Chuyên gia ICF vẫn có trách nhiệm đảm bảo rằng hành vi và thực hành nghề nghiệp của mình đối với các bên trực tiếp liên quan (Khách hàng, Nhà tài trợ hoặc những người tham gia trực tiếp khác) luôn tuân thủ đầy đủ Bộ Quy tắc Đạo đức của ICF. Ngay cả khi bên thứ ba là đơn vị giữ hợp đồng chính với Khách hàng hoặc tổ chức tài trợ, còn Chuyên gia ICF chỉ ký hợp đồng riêng với bên thứ ba, thì Chuyên gia ICF vẫn phải hiểu rõ và thực hiện các tiêu chuẩn đạo đức của ICF trong mọi tương tác và nghĩa vụ đối với các bên liên quan trực tiếp. Sự rõ ràng trong trách nhiệm này là cần thiết để duy trì các tiêu chuẩn đạo đức xuyên suốt quá trình khai vấn.
Cần đặc biệt chú ý đến các tình huống có thể gây mâu thuẫn khi làm việc với các đơn vị trung gian hoặc nền tảng. Những điểm cần làm rõ bao gồm vai trò của các bên, quy định bảo mật và việc tuân thủ các Tiêu chuẩn Đạo đức. Ví dụ, nếu có sự không chắc chắn nào về mức độ cam kết bảo mật từ phía nền tảng, Coach cần chủ động yêu cầu làm rõ.
Một thực hành tốt khác là Chuyên gia ICF nên chuẩn bị sẵn một mẫu Thỏa thuận Khai vấn có thể được điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể của từng bên tham gia. Các Chuyên gia ICF có thể sử dụng mẫu thỏa thuận sẵn có trong bộ công cụ dành cho thành viên ICF (truy cập sau khi đăng nhập vào trang thành viên của ICF) như một cơ sở để tạo ra mẫu thỏa thuận riêng phù hợp với dịch vụ và đảm bảo bao gồm đầy đủ các yếu tố cần thiết.
1.2 Là một chuyên gia khai vấn ICF, tôi tôn trọng quyền của tất cả các bên trong việc chấm dứt mối quan hệ khai vấn vào bất kỳ thời điểm nào và vì bất kỳ lý do gì trong suốt quá trình khai vấn, miễn là phù hợp với các điều khoản đã được quy định trong thỏa thuận.
Những hiểu biết và cân nhắc:
Một Thỏa thuận Khai vấn nên bao gồm điều khoản chấm dứt rõ ràng, trong đó nêu rằng bất kỳ bên nào cũng có thể chấm dứt thỏa thuận vào bất kỳ thời điểm nào, vì bất kỳ lý do gì. Một thực hành tốt là có chính sách hoàn phí rõ ràng trong thỏa thuận bằng văn bản, nêu rõ các điều kiện và điều khoản hoàn phí nếu có.
Chuyên gia ICF luôn phải tôn trọng và chấp nhận yêu cầu chấm dứt mối quan hệ khai vấn ngay lập tức từ phía Khách hàng nếu đó là mong muốn của họ. Tương tự, Chuyên gia ICF cũng có thể quyết định chấm dứt mối quan hệ khai vấn, miễn là họ vẫn thể hiện sự tôn trọng đối với vai trò và sự tham gia của Khách hàng, Nhà tài trợ hoặc các bên liên quan khác trong quá trình khai vấn.
Khi trao đổi về quyết định chấm dứt, Chuyên gia ICF được khuyến nghị chia sẻ lý do một cách chân thành và có suy nghĩ, thể hiện sự tôn trọng và trân trọng trải nghiệm khai vấn của tất cả các bên liên quan, đồng thời vẫn bảo vệ sự bảo mật và tính toàn vẹn của Khách hàng, Nhà tài trợ và các bên khác.
Dù trong bất kỳ tình huống nào, Chuyên gia ICF có thể đề nghị với Khách hàng một buổi khai vấn kết thúc để thu nhận phản hồi, nhưng cần làm rõ rằng buổi này hoàn toàn tự nguyện và không mang tính bắt buộc. Nếu Khách hàng muốn chấm dứt mà không tham gia buổi kết thúc, bao gồm cả việc không tham dự bất kỳ buổi nào khác, Chuyên gia ICF phải tôn trọng quyết định này và không được gây áp lực. Nếu Khách hàng đồng ý tham gia, buổi kết thúc cần được tiến hành như một buổi khai vấn chuyên nghiệp thông thường, tuân thủ đầy đủ các chuẩn mực hành nghề.
Trong trường hợp chấm dứt, Chuyên gia ICF cần hỗ trợ và khuyến khích Khách hàng tìm đến một Chuyên gia ICF khác hoặc nguồn hỗ trợ chuyên môn thay thế, đặc biệt khi cả hai bên đồng thuận rằng việc chuyển sang phương án mới sẽ có lợi cho Khách hàng.
Chuyên gia ICF có thể sử dụng các mẫu Thỏa thuận Khai vấn được cung cấp trên nền tảng ICF Engage làm cơ sở cho việc xây dựng thỏa thuận dịch vụ của mình.
Một tiêu chuẩn liên quan mà Chuyên gia ICF có thể tham khảo là Tiêu chuẩn 4.3, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cảnh giác với các dấu hiệu cho thấy Khách hàng không còn nhận được lợi ích từ mối quan hệ khai vấn. Nếu không được xử lý kịp thời, những tình huống này có thể dẫn đến việc Khách hàng chủ động chấm dứt. Chuyên gia ICF nên tham khảo Tiêu chuẩn 4.3 để đảm bảo có cách tiếp cận phù hợp và đạo đức khi xử lý các tình huống này.
