Because your well-being matters, reach out 097 245 8880 hoặc executivecoach.tinadang@gmail.com
Coach Tina Dang

ICF Code of Ethics - tạm dịch

Tiêu chuẩn 1.1 – Thiết lập Thỏa thuận Hợp tác với Khách hàng và/hoặc Nhà tài trợ

 Là một chuyên gia khai vấn ICF, tôi truyền đạt (trước khi bắt đầu khai vấn) với Khách hàng khai vấn, Nhà tài trợ, và/hoặc các bên liên quan có quan hệ trực tiếp, nhằm:

  •  Giải thích bản chất của quá trình khai vấn;
  • Đồng kiến tạo một Thỏa thuận Khai vấn bao gồm các nội dung như vai trò, trách nhiệm, tính bảo mật, thỏa thuận tài chính và các điều khoản khác liên quan đến mối quan hệ khai vấn.  

Những hiểu biết và cân nhắc:

Tiêu chuẩn này nhấn mạnh trách nhiệm của chuyên gia ICF trong việc giao tiếp rõ ràng, minh bạch với các bên liên quan trước khi bắt đầu quá trình khai vấn. Việc truyền đạt này nhằm:

  • Chia sẻ về quy trình khai vấn và những lợi ích tiềm năng;

  • Làm rõ kỳ vọng về nội dung, tiến trình và kết quả khai vấn;

  • Thảo luận về quyền và trách nhiệm của từng bên: khách hàng, nhà tài trợ, quản lý, bộ phận nhân sự, v.v.

Việc này cần dẫn đến một Thỏa thuận Khai vấn được đồng kiến tạo, trong đó:

  • Xác định rõ các vai trò, trách nhiệm, nguyên tắc bảo mật, thỏa thuận tài chính;

  • Thiết lập cam kết đạo đức giữa chuyên gia, khách hàng, nhà tài trợ (nếu khác biệt), và bất kỳ bên thứ ba nào như nền tảng khai vấn hay đại lý trung gian.

Thực hành tốt nhất được khuyến nghị

  1. Cung cấp bằng văn bản hoặc lời nói:

    • Bộ Quy tắc Đạo đức ICF (Code of Ethics)

    • Quy trình Xem xét Hành vi Đạo đức (Ethical Conduct Review – ECR)

  2. Khuyến khích có hợp đồng bằng văn bản, nếu phù hợp với văn hóa địa phương.

  3. Trong hợp đồng nên làm rõ:

    • Hệ thống pháp lý nào sẽ được áp dụng nếu có xung đột (đặc biệt nếu các bên ở các quốc gia khác nhau hoặc làm việc trực tuyến).

    • Tách biệt hợp đồng nếu có các dịch vụ liên đới như đánh giá tâm lý, bên cung cấp dịch vụ thứ ba.

Đặc biệt cần lưu ý:

  • Nếu quá trình khai vấn được tổ chức qua bên thứ ba (nền tảng, đại lý, tổ chức thuê ngoài), ICF Coach vẫn phải đảm bảo hành vi đạo đức của mình với khách hàng và nhà tài trợ theo đúng Bộ Quy tắc Đạo đức ICF.

  • Không được coi bên trung gian là người chịu toàn bộ trách nhiệm đạo đức – coach vẫn giữ vai trò chính yếu trong mối quan hệ khai vấn.

Các tình huống có thể gây khó xử

  • Cần làm rõ: vai trò, quyền hạn, nguyên tắc bảo mật với bên trung gian (ví dụ: nền tảng online) nếu có nghi ngờ về mức độ bảo mật hoặc trách nhiệm pháp lý.

  • Nên chuẩn bị sẵn mẫu Thỏa thuận Khai vấn linh hoạt – có thể điều chỉnh tùy vào từng trường hợp và sử dụng mẫu tham khảo từ ICF Member Toolkit (chỉ dành cho thành viên).

Tiêu chuẩn 1.2 – Quyền chấm dứt quan hệ khai vấn

Là một chuyên gia khai vấn ICF, tôi tôn trọng quyền của tất cả các bên trong việc chấm dứt mối quan hệ khai vấn vào bất kỳ thời điểm nào và vì bất kỳ lý do gì trong suốt quá trình khai vấn, theo các điều khoản đã được thỏa thuận trong hợp đồng.

Những hiểu biết và cân nhắc:

Thỏa thuận khai vấn nên bao gồm điều khoản chấm dứt rõ ràng, trong đó quy định rằng bất kỳ bên nào cũng có thể chấm dứt hợp đồng vào bất cứ lúc nào vì bất kỳ lý do nào.

Một thực hành tốt là đưa vào hợp đồng một chính sách hoàn phí minh bạch, trình bày rõ ràng các điều kiện và điều khoản liên quan đến hoàn phí (nếu có).

Khi Khách hàng muốn chấm dứt

  • Coach phải luôn tôn trọng và chấp nhận mong muốn kết thúc hợp tác của khách hàng, kể cả khi điều đó xảy ra đột ngột.

  • Coach cũng có thể chủ động chấm dứt quan hệ khai vấn, nhưng cần đảm bảo đã cân nhắc vai trò của khách hàng, nhà tài trợ và các bên liên quan.

Khi thông báo quyết định chấm dứt, nên truyền đạt một cách tôn trọng, nhẹ nhàng, đồng thời bảo mật và giữ gìn sự nguyên vẹn của mối quan hệ khai vấn.

Phiên kết thúc – Closure Session

  • Coach có thể đề nghị một buổi gặp cuối (closure session) để lắng nghe phản hồi, nhưng không bao giờ được ép buộc.

  • Nếu khách hàng từ chối buổi closure session, coach cần hoàn toàn tôn trọng quyết định đó.

  • Nếu khách hàng đồng ý, buổi closure session cần tuân thủ các tiêu chuẩn chuyên môn như một phiên khai vấn thông thường.

Hỗ trợ sau khi kết thúc

  • Trong trường hợp chấm dứt, coach nên khuyến khích và hỗ trợ khách hàng tìm đến một chuyên gia ICF khác hoặc một nguồn lực chuyên nghiệp phù hợp hơn – đặc biệt khi cả hai bên đều nhận thấy điều này là cần thiết cho sự phát triển của khách hàng.

Liên hệ với Tiêu chuẩn 4.3

  • Coach cần chủ động quan sát dấu hiệu cho thấy khách hàng không còn hưởng lợi từ mối quan hệ khai vấn. Đây là nội dung của Tiêu chuẩn 4.3, có thể hỗ trợ coach trong việc xác định thời điểm phù hợp để xem xét chấm dứt hoặc chuyển hướng mối quan hệ một cách đạo đức và chuyên nghiệp.

Tiêu chuẩn 2.1 – Bảo mật tuyệt đối

Là một chuyên gia khai vấn ICF, tôi duy trì mức độ bảo mật nghiêm ngặt nhất với tất cả các bên liên quan, bất kể vai trò mà tôi đang đảm nhận.

Những cân nhắc và hiểu biết:

Bảo mật là nền tảng cốt lõi của mối quan hệ khai vấn.
Việc duy trì bảo mật là một quy trình liên tục, và áp dụng cho mọi vai trò mà một chuyên gia ICF đảm nhiệm, ngay khi người đó tuyên bố mình là một chuyên gia khai vấn theo ICF.

Bảo mật ở “mức độ nghiêm ngặt nhất” được xem là mặc định trong mọi tương tác khai vấn, trừ khi có những ngoại lệ bắt buộc theo luật hoặc đã được các bên đồng thuận từ trước (xem thêm Tiêu chuẩn 2.3).

Những điều cần thực hiện rõ ràng trong thỏa thuận:

  • Mọi vấn đề liên quan đến bảo mật trong quá trình hợp tác cần được làm rõ, đồng thuận và ghi nhận giữa các bên liên quan.

  • Theo ICF Code, không bên nào trong hệ sinh thái ICF được phép điều chỉnh, lược bỏ hoặc thỏa thuận để làm giảm mức độ bảo mật đã quy định.

Nếu một bên yêu cầu giới hạn quyền bảo mật (hoặc bất kỳ điều khoản đạo đức nào), coach cần giải thích rõ nguyên tắc “đồng thuận có hiểu biết” (informed consent) và nên cung cấp bản sao Bộ Quy tắc Đạo đức ICF cho họ.

Thực hành tốt nhất được khuyến nghị:

  1. Cam kết bằng văn bản hoặc miệng rằng mọi thông tin liên quan đến khách hàng/nhà tài trợ sẽ được bảo mật:

    • Trước khi được thuê;

    • Trong quá trình khai vấn;

    • Sau khi kết thúc mối quan hệ khai vấn.

  2. Xây dựng chính sách lưu trữ dữ liệu và đào tạo nhân sự hỗ trợ về tầm quan trọng của bảo mật thông tin.

  3. Tuân thủ luật bảo vệ dữ liệu cá nhân:

    • Bao gồm cả việc sử dụng các nền tảng số, phần mềm, thiết bị công nghệ (điện thoại, máy tính, mạng xã hội...).

    • Có thể cần tham khảo luật GDPR (EU) hoặc các quy định tương đương nếu có khách hàng quốc tế.

  4. Nếu chuyên gia ICF đảm nhiệm nhiều vai trò (VD: tư vấn, huấn luyện, đào tạo...), phải thông báo rõ ràng nếu quy định bảo mật thay đổi tùy vai trò.

Lưu ý đặc biệt:

  • Khi làm việc trên thiết bị thuộc về công ty (VD: máy tính, điện thoại), coach nên hiểu rằng dữ liệu có thể bị truy cập bởi người khác.

  • Vì vậy, cần xem xét kỹ cách bảo mật thông tin để vừa tuân thủ luật vừa bảo vệ quyền riêng tư của khách hàng.

Tiêu chuẩn liên quan:

2.2 đến 2.8 và 3.7 (liên quan đến chia sẻ thông tin, lưu trữ dữ liệu, nhân sự hỗ trợ...)

Tiêu chuẩn 2.2 – Thỏa thuận rõ ràng về trao đổi thông tin

Là một chuyên gia khai vấn ICF, tôi có một thỏa thuận rõ ràng về loại thông tin được chia sẻ và cách thức trao đổi thông tin giữa tất cả các bên liên quan trong suốt quá trình khai vấn.

Những cân nhắc và hiểu biết:

Trong mọi mối quan hệ khai vấn, chuyên gia ICF cần đảm bảo rằng tất cả các bên đều thống nhất rõ ràng về:

  • Khi nào sẽ chia sẻ thông tin;

  • Thông tin gì sẽ được chia sẻ;

  • Chia sẻ như thế nào;

  • Giữa những ai và theo cách thức nào.

Những tình huống cần đặc biệt lưu tâm:

  • Khi mối quan hệ khai vấn có nhiều bên tham gia (VD: khách hàng, nhà tài trợ, quản lý, HR…) hoặc khi coach đảm nhiệm nhiều vai trò cùng lúc, cần đặc biệt:

    • Làm rõ quy trình chia sẻ thông tin, tránh tiết lộ sai đối tượng;

    • Ngăn ngừa các giao tiếp gián tiếp không rõ ràng hoặc hiểu lầm giữa các bên.

Ví dụ: Nếu có sử dụng công cụ đánh giá hoặc báo cáo năng lực trong chương trình khai vấn, coach cần làm rõ quy trình, nội dung và người nhận thông tin đó.

Nguyên tắc bảo mật vẫn là nền tảng

  • Trước khi bắt đầu, mọi bên liên quan cần hiểu rõ quy định bảo mật.

  • Việc duy trì bảo mật là quá trình liên tục, không chỉ là một bước ban đầu.

  • Có thể cần làm rõ lại thỏa thuận trong quá trình khai vấn nếu phát sinh tình huống mới.

Văn bản hay lời nói?

  • ICF khuyến khích có hợp đồng bằng văn bản, nhưng ngay cả với thỏa thuận bằng lời, chuyên gia cũng cần đảm bảo rằng mọi điều khoản liên quan đến việc chia sẻ thông tin đều được hiểu rõ và đồng thuận.

Lưu ý bổ sung:

  • Với những ai làm việc thông qua nền tảng khai vấn (coaching platform), có thể tham khảo thêm hướng dẫn trong ICE cho Tiêu chuẩn 2.5 để đảm bảo phù hợp về mặt đạo đức và pháp lý.

Tiêu chuẩn 2.3 – Ngoại lệ trong bảo mật

Là một chuyên gia khai vấn ICF, tôi thiết lập một thỏa thuận rõ ràng với khách hàng, nhà tài trợ và các bên liên quan khác về những trường hợp thông tin bảo mật có thể cần được tiết lộ cho cơ quan chức năng thích hợp (ví dụ: hành vi vi phạm pháp luật, yêu cầu của tòa án, trát đòi hầu tòa, hoặc khi có nguy cơ nghiêm trọng và rõ ràng gây nguy hiểm cho bản thân hoặc người khác).

Những cân nhắc và hiểu biết:

Bảo mật là nền tảng của mối quan hệ khai vấn. Một chuyên gia ICF cần coi mọi thông tin trao đổi với khách hàng hoặc nhà tài trợ là thông tin nhạy cảm và cá nhân, đồng thời phải có trách nhiệm bảo vệ những thông tin đó khỏi việc bị tiết lộ trái phép.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, thông tin bảo mật có thể buộc phải tiết lộ, bao gồm:

Trường hợp do pháp luật quy định:

  • Khi luật pháp địa phương yêu cầu, chuyên gia ICF cần nắm rõ các quy định cụ thể liên quan.

  • Khi có mối đe dọa đáng tin cậy liên quan đến việc gây hại cho bản thân, tổ chức hoặc người khác.

  • Khi tòa án có trát hoặc yêu cầu pháp lý buộc phải cung cấp thông tin. (Lưu ý: chuyên gia ICF không có đặc quyền từ chối làm chứng như một số ngành nghề khác).

Trường hợp được quy định rõ trong hợp đồng:

  • Khi thỏa thuận khai vấn có điều khoản cho phép, dựa trên sự đồng thuận rõ ràng từ khách hàng.

  • Khi hợp đồng với nhà tài trợ cho phép, và khách hàng đồng ý.

  • Khi chuyên gia cần cung cấp thông tin cơ bản về quy trình khai vấn để phục vụ cho việc cấp hoặc gia hạn chứng chỉ hành nghề, miễn là không tiết lộ thông tin cá nhân. Trong trường hợp có rủi ro vi phạm bảo mật, cần được sự cho phép của khách hàng.

  • Khi trao đổi với mentor coach hoặc người giám sát nghề nghiệp, miễn là không tiết lộ thông tin cá nhân cụ thể.

Việc nắm rõ luật pháp địa phương là trách nhiệm của chuyên gia ICF. Do ngành khai vấn hiện chưa được luật hóa tại nhiều nơi, nên nếu có tranh chấp xảy ra, hợp đồng dân sự giữa các bên sẽ là căn cứ pháp lý chính. Vì vậy, ICF khuyến nghị chuyên gia nên có bảo hiểm nghề nghiệp nếu có sẵn ở quốc gia của mình.

Chuyên gia ICF cần thông báo rõ cho khách hàng biết những trường hợp bắt buộc phải vi phạm bảo mật và nên ghi nhận bằng văn bản. Nếu thông tin phát sinh ngoài nội dung đã thỏa thuận trước đó, cần có sự đồng thuận bổ sung bằng văn bản trước khi chia sẻ thông tin.

Thực hành tốt bao gồm:

  • Chủ động thông báo với khách hàng rằng các cuộc thảo luận về bảo mật có thể phát sinh trong quá trình hợp tác.

  • Tìm đến người giám sát hoặc cố vấn đạo đức nếu làm việc với những người dễ tổn thương (ví dụ: người già, người bệnh, trẻ vị thành niên…).

  • Chủ động tham khảo các nguồn hỗ trợ đạo đức do ICF cung cấp.

Việc khai vấn cho một số nhóm khách hàng có thể cần những lưu ý đặc biệt tùy theo đặc điểm của họ.

Ví dụ:

  • Coach nội bộ có thể gặp mâu thuẫn giữa trách nhiệm với tổ chức và quyền lợi của khách hàng khai vấn.

  • Coach bên ngoài có thể đồng thời đảm nhiệm nhiều vai trò trong một tổ chức, dễ dẫn đến xung đột lợi ích.

Đối với khai vấn trẻ vị thành niên:

  • Chuyên gia cần xem xét kỹ khía cạnh pháp lý và đạo đức về quyền riêng tư của trẻ, đồng thời tôn trọng vai trò của cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp.

  • Bảo mật trong trường hợp này phụ thuộc vào luật pháp địa phương và tính chất quan hệ khai vấn cụ thể.

  • Cần giải thích rõ cho cả trẻ và phụ huynh/giám hộ về các trường hợp ngoại lệ trong bảo mật, ví dụ như nghĩa vụ pháp lý phải báo cáo khi có dấu hiệu nguy hiểm, lạm dụng hoặc bỏ bê.

  • Thỏa thuận khai vấn cần được cập nhật để phản ánh các trao đổi trên, làm rõ nội dung, kỳ vọng, loại thông tin sẽ chia sẻ, cách thức và đối tượng chia sẻ.

Tiêu chuẩn 2.4 – Quản lý hồ sơ thông tin

Là một chuyên gia khai vấn ICF, tôi duy trì, lưu trữ và tiêu hủy tất cả hồ sơ – bao gồm các tệp điện tử và trao đổi liên lạc – theo cách thức đảm bảo bảo mật, an toàn, riêng tư và tuân thủ các quy định pháp luật và các thỏa thuận hiện hành.

Những cân nhắc và hiểu biết:

Tiêu chuẩn này áp dụng cho tất cả vấn đề liên quan đến dịch vụ khai vấn có hỗ trợ bởi công nghệ. Hồ sơ hoặc tài liệu được tạo ra từ tương tác với khách hàng và nhà tài trợ có thể bao gồm: email, tin nhắn, ghi chú viết tay, file ghi âm hoặc video, hoặc các ghi chép trong cơ sở dữ liệu, hệ thống lưu trữ khách hàng hoặc công cụ hành chính.

Mục đích chính là bảo vệ thông tin của khách hàng hoặc nhà tài trợ và cách xử lý hồ sơ liên quan đến thỏa thuận khai vấn và từng phiên làm việc.

Chuyên gia ICF có thể lựa chọn hình thức lưu giữ hồ sơ phù hợp với mô hình hành nghề và thỏa thuận bảo mật của mình. Ví dụ, có người lưu giữ toàn bộ nội dung và tiến trình tương tác; có người chỉ lưu hợp đồng và thông tin liên hệ.

Việc lưu trữ hồ sơ cần tuân thủ các quy định cụ thể theo từng quốc gia. Do đó, nên tham khảo ý kiến từ cố vấn tài chính, luật sư hoặc chuyên gia tư vấn doanh nghiệp về thời hạn lưu hồ sơ. Nếu làm việc với khách hàng tại Liên minh Châu Âu, cần tham chiếu Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung (GDPR) hoặc các quy định địa phương tương đương.

Chuyên gia ICF cần có kế hoạch xử lý hồ sơ định kỳ, đúng cách và hiệu quả. Bao gồm:

  • Hồ sơ giấy nên được tiêu hủy bằng máy hủy tài liệu (shredder).

  • Dữ liệu điện tử cần được xóa sạch khỏi thiết bị lưu trữ bằng các phần mềm chuyên dụng, đảm bảo không thể phục hồi.

  • Lựa chọn công cụ hoặc nhà cung cấp dịch vụ phù hợp với loại thiết bị đang sử dụng để xóa dữ liệu.

Ngoài ra, chuyên gia ICF nên chuẩn bị văn bản hướng dẫn rõ ràng về cách xử lý hồ sơ khách hàng trong trường hợp mình không còn khả năng tiếp tục hành nghề. Có thể cân nhắc đưa nội dung này vào di chúc cá nhân.

Khách hàng cần được thông báo trước về khả năng coach sẽ ghi chú, lưu trữ điện tử hoặc ghi âm/ghi hình trong quá trình khai vấn.

Chuyên gia ICF có trách nhiệm đảm bảo an toàn dữ liệu, đặc biệt khi sử dụng các kênh liên lạc điện tử như email, tin nhắn, các nền tảng trực tuyến hay công cụ kỹ thuật khác. Sự phát triển nhanh của công nghệ đòi hỏi coach luôn cảnh giác và chủ động trong việc bảo vệ dữ liệu. Nếu sử dụng thiết bị hoặc hạ tầng công nghệ của khách hàng/doanh nghiệp, cần có biện pháp bảo mật phù hợp.

Về công nghệ mới:

  • Các thiết bị trí tuệ nhân tạo như Alexa, Siri có thể ghi âm tự động: bắt buộc phải có sự đồng thuận rõ ràng từ khách hàng trước khi ghi âm hoặc quay video. Chuyên gia ICF chịu trách nhiệm về thiết bị trong không gian của mình, nhưng không chịu trách nhiệm về cách khách hàng sử dụng thiết bị AI riêng của họ. Tuy nhiên, cần thảo luận trước với khách hàng về cảm nhận của họ khi có AI trong phòng.

  • Mạng xã hội: Coach cần nhận thức rằng các thông tin đăng tải lên mạng xã hội có thể bị khách hàng nhìn thấy và gây ảnh hưởng đến mối quan hệ khai vấn. Vì lý do pháp lý và đạo đức, không được đăng bất kỳ thông tin nhận dạng hay nội dung mang tính bảo mật của khách hàng lên các phương tiện truyền thông (trừ khi có sự cho phép rõ ràng bằng văn bản).

Tiêu chuẩn 2.5 – Trách nhiệm đạo đức qua công nghệ

Là một chuyên gia khai vấn ICF, tôi thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đạo đức và pháp lý đối với khách hàng khai vấn, nhà tài trợ, đồng nghiệp và xã hội nói chung, cả trong tương tác trực tiếp và khi sử dụng bất kỳ hệ thống công nghệ nào (ví dụ: công cụ khai vấn hỗ trợ bởi công nghệ, cơ sở dữ liệu, nền tảng khai vấn, phần mềm và trí tuệ nhân tạo – AI).

Những cân nhắc và hiểu biết:

Chuyên gia ICF là người chịu trách nhiệm cao nhất trong việc đảm bảo sự đồng thuận rõ ràng (informed consent) từ phía khách hàng và các bên liên quan trước khi sử dụng bất kỳ hệ thống công nghệ nào, bao gồm cả trí tuệ nhân tạo (AI).

Nhiệm vụ của chuyên gia không chỉ là chọn công cụ mà còn phải:

  • Chủ động nghiên cứu kỹ công cụ công nghệ dự định sử dụng.

  • Đánh giá các rủi ro tiềm ẩn về bảo mật.

  • Xây dựng phương án quản lý rủi ro nếu có vi phạm bảo mật xảy ra.

  • Giải thích và hướng dẫn khách hàng hiểu rõ cách công cụ đó được sử dụng trong quá trình khai vấn và ảnh hưởng đến tính bảo mật ra sao.

Trong thực tế, các nền tảng khai vấn hoặc công ty giáo dục điều hành chương trình khai vấn có thể có quy tắc riêng về bảo mật và ghi âm. Tuy nhiên, chính chuyên gia ICF phải có trách nhiệm:

  • Hiểu rõ các nguyên tắc và chính sách bảo mật của nền tảng hoặc tổ chức đó.

  • Truyền đạt thông tin này cho khách hàng một cách minh bạch để họ có thể đưa ra quyết định dựa trên sự hiểu biết đầy đủ.

Khi làm việc với các nền tảng khai vấn, cần đặc biệt thận trọng. Dù đây có thể là môi trường thuận lợi để thực hành nghề nghiệp, kết nối mạng lưới và phát triển chuyên môn, chuyên gia vẫn cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố đạo đức liên quan.

Một số câu hỏi gợi ý giúp coach cân nhắc tính phù hợp với Bộ Quy tắc Đạo đức ICF khi sử dụng nền tảng khai vấn:

  • Việc sử dụng nền tảng này có vi phạm bất kỳ điều nào trong Bộ Quy tắc Đạo đức ICF không?

  • Nền tảng này có tiêu chuẩn riêng về vai trò, ranh giới và cách chia sẻ thông tin giữa các thành viên không?

  • Các điều khoản hợp đồng khi đăng ký sử dụng nền tảng là gì?

  • Việc sử dụng nền tảng có làm ảnh hưởng đến nghĩa vụ đạo đức của coach đối với khách hàng và nhà tài trợ không?

  • Nền tảng xử lý và bảo quản dữ liệu của coach, khách hàng và các kết quả đánh giá trong và sau quá trình khai vấn như thế nào?

Tiêu chuẩn 2.6 – Trách nhiệm với nhân sự hỗ trợ

Là một chuyên gia khai vấn ICF, tôi có trách nhiệm đảm bảo rằng nhân sự hỗ trợ tuân thủ các tiêu chuẩn phù hợp trong Bộ Quy tắc Đạo đức ICF.

Những cân nhắc và hiểu biết:

Tiêu chuẩn này nhấn mạnh rằng chuyên gia ICF cần chủ động thông báo cho nhân sự hỗ trợ về Bộ Quy tắc Đạo đức ICF và những điều khoản có liên quan đến vai trò của họ. Nhân sự hỗ trợ có thể là:

  • Nhân viên hành chính, trợ lý ảo,

  • Đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển giọng nói thành văn bản,

  • Đơn vị dịch thuật ngôn ngữ hoặc các nhà cung cấp dịch vụ tương tự.

ICF khuyến nghị chuyên gia nên có thỏa thuận bằng văn bản và có chữ ký, trong đó nhân sự hỗ trợ cam kết tôn trọng tính bảo mật và phẩm chất đạo đức trong quá trình tiếp cận thông tin khách hàng.

Nếu có hành vi sai phạm liên quan đến nhân sự hỗ trợ, chuyên gia ICF là người chịu trách nhiệm trong quy trình đánh giá đạo đức (Ethical Conduct Review – ECR). Hội đồng độc lập sẽ đánh giá cách chuyên gia thiết lập và đảm bảo quy trình bảo mật, bao gồm:

  • Có hay không có thỏa thuận rõ ràng (bằng lời hoặc văn bản),

  • Tính minh bạch của thỏa thuận,

  • Sự đồng thuận có hiểu biết từ phía khách hàng.

Tiêu chuẩn này cũng mời gọi chuyên gia ICF chia sẻ Bộ Quy tắc Đạo đức và quy trình ECR với bất kỳ ai có thể trực tiếp hoặc gián tiếp tiếp cận thông tin khách hàng.

Tiêu chuẩn 2.7 – Bảo mật thông tin của các chuyên gia ICF

Là một chuyên gia khai vấn ICF, tôi duy trì quyền riêng tư của các chuyên gia ICF khác và chỉ sử dụng thông tin liên hệ của họ (như địa chỉ email, số điện thoại và các dữ liệu liên lạc khác) khi được ICF hoặc chính chuyên gia đó cho phép.

Những cân nhắc và hiểu biết:

Việc bảo vệ quyền riêng tư của đồng nghiệp là một trách nhiệm đạo đức cơ bản đối với mọi chuyên gia khai vấn ICF. Tiêu chuẩn 2.7 yêu cầu coach phải giữ an toàn cho các thông tin liên hệ của các thành viên ICF khác – bao gồm địa chỉ email, số điện thoại và các dữ liệu cá nhân khác – và chỉ được sử dụng các thông tin đó khi đã có sự cho phép rõ ràng từ chính chuyên gia đó hoặc từ ICF.

Điều này đồng nghĩa với việc coach không được sử dụng dữ liệu thành viên ICF cho bất kỳ mục đích nào vượt quá phạm vi được cho phép. Một ví dụ vi phạm phổ biến là sử dụng danh sách thành viên của ICF để gửi tài liệu tiếp thị hoặc quảng bá dịch vụ khai vấn của bản thân mà không có sự đồng ý rõ ràng. Một hành vi vi phạm khác là công bố thông tin liên hệ của một chuyên gia khác – dù trên báo chí, mạng xã hội hay các nền tảng công khai khác – mà chưa có sự đồng ý.

Chính sách của ICF nhấn mạnh rằng mọi dữ liệu được chia sẻ trong tổ chức phải được sử dụng phù hợp với các nguyên tắc về quyền riêng tư của tổ chức. Ví dụ, nếu một coach cung cấp thông tin liên hệ để phục vụ mục đích kết nối hay hoạt động chapter, điều đó không đồng nghĩa với việc cho phép người khác sử dụng thông tin này cho mục đích tiếp thị hoặc cá nhân.

Ngoài ra, dù hồ sơ cá nhân của các coach có thể được công khai trên website của ICF, quyền truy cập sâu hơn vào dữ liệu thành viên thường chỉ giới hạn cho các lãnh đạo chapter, và họ phải tuân thủ “Cam kết của lãnh đạo chapter” (Chapter Leader Pledge) để đảm bảo dữ liệu được sử dụng đúng mục đích.

Để tìm hiểu thêm về chính sách quyền riêng tư của ICF và cách dữ liệu chuyên môn được quản lý, các chuyên gia có thể tham khảo tại trang chính sách chính thức của ICF.

Tiêu chuẩn 2.8 – Tuân thủ bản quyền và tôn trọng quyền sở hữu trí tuệ

Là một chuyên gia khai vấn ICF, tôi tuân thủ luật bản quyền và ghi nhận, tôn trọng những đóng góp cũng như tài sản trí tuệ của người khác bằng cách chỉ tuyên bố quyền sở hữu đối với các tài liệu do chính tôi tạo ra.

Những cân nhắc và hiểu biết:

Tiêu chuẩn này yêu cầu các chuyên gia ICF phải nhận diện và tôn trọng quyền sở hữu trí tuệ gắn liền với mọi tài liệu đã được xuất bản hoặc do người khác tạo ra.

Khi sử dụng các nội dung, tác phẩm hoặc tài liệu của người khác, chuyên gia ICF phải:

  • Ghi rõ tên tác giả ban đầu.

  • Không được sao chép, lặp lại hay sử dụng lại bất kỳ hình thức nào của tài liệu đó mà không có sự cho phép bằng văn bản từ chủ sở hữu bản quyền hoặc nhà xuất bản.

Chuyên gia ICF được kỳ vọng có hiểu biết về các quy định liên quan đến bản quyền. Việc tuân thủ bao gồm:

  • Ghi nguồn rõ ràng khi sử dụng tài liệu của người khác.

  • Trình bày trích dẫn, tài liệu tham khảo một cách chính xác và nhất quán.

  • Thể hiện năng lực chuyên môn trong việc sử dụng và chia sẻ tri thức.

Nếu thực hiện nghiên cứu khoa học, chuyên gia ICF cũng phải tôn trọng quyền sở hữu trí tuệ theo quy định của các tiêu chuẩn xuất bản học thuật, yêu cầu luận văn, hướng dẫn giáo dục, và quy định của tổ chức.

Tất cả những cá nhân hoặc tổ chức cộng tác với ICF (bao gồm diễn giả, nhà thầu, nhà cung cấp dịch vụ...) cũng được yêu cầu tuân thủ luật bản quyền và ghi nhận đúng đắn nguồn gốc của các tài liệu họ sử dụng.

Để tìm hiểu chi tiết hơn, chuyên gia có thể tham khảo các chính sách chính thức của ICF như:

Tiêu chuẩn 3.1 – Nhận biết xung đột lợi ích trong quan hệ đa vai trò

Là một chuyên gia khai vấn ICF, tôi nhận thức và trao đổi với tất cả các bên liên quan về những hệ quả có thể xảy ra khi tồn tại nhiều hợp đồng hoặc mối quan hệ đồng thời, cũng như khả năng phát sinh xung đột lợi ích.

Những cân nhắc và hiểu biết:

Tiêu chuẩn này đặc biệt quan trọng khi chuyên gia ICF đảm nhiệm nhiều vai trò và/hoặc có nhiều hợp đồng cùng lúc, ví dụ như:

  • Vừa là coach, vừa là tư vấn, huấn luyện viên, giảng viên, đồng nghiệp hoặc quản lý.

  • Làm việc với đội nhóm: coach cho cả nhóm, từng thành viên trong nhóm và trưởng nhóm.

Tiêu chuẩn 3.1 về “nhận biết” cần được đọc kết hợp với:

  • Tiêu chuẩn 3.2 – cách “quản lý” xung đột lợi ích.

  • Tiêu chuẩn 3.3 – cách “giải quyết” khi xung đột xảy ra.

Chuyên gia ICF cần chủ động đảm bảo rằng vai trò của mình được làm rõ và không gây hiểu nhầm đối với tất cả các bên. Đồng thời, cần khuyến khích các bên nêu câu hỏi hoặc quan ngại về việc đảm nhiệm nhiều vai trò, để từ đó cùng nhau làm rõ và điều chỉnh nếu cần.

Nếu một khiếu nại phát sinh, việc “không biết” về xung đột lợi ích sẽ không được xem là lý do hợp lệ để miễn trách nhiệm. Trang web ICF cung cấp nhiều tài nguyên đạo đức để chuyên gia tham khảo trong các tình huống khó xác định liệu có xung đột đạo đức hay không.

Chuyên gia ICF cũng cần nhận diện những thiên kiến có thể tồn tại, và sẵn sàng tiếp nhận phản hồi từ người khác nếu họ cho rằng đang có sự thiên lệch trong quan hệ nghề nghiệp.

Khi phát hiện xung đột lợi ích, chuyên gia ICF có nghĩa vụ đạo đức là phải dành thời gian để phản tư, tham vấn và đồng kiến tạo giải pháp được xem là phù hợp và có lợi nhất cho tất cả các bên liên quan. Nếu không đạt được đồng thuận trong thời gian hợp lý, nên tìm đến sự hỗ trợ từ một cơ quan có thẩm quyền.

Nếu chuyên gia ICF có đủ năng lực và đang cung cấp nhiều dịch vụ khác nhau (ví dụ: coaching, trị liệu, tư vấn, huấn luyện...), cách thực hành được khuyến nghị là:

  • Tách hợp đồng riêng biệt cho từng vai trò, trong đó ghi rõ trách nhiệm, ranh giới đạo đức và các quy định áp dụng cụ thể cho từng loại hình dịch vụ.

  • Nếu sử dụng một hợp đồng chung, cần có phần riêng mô tả từng vai trò, trách nhiệm, nguyên tắc đạo đức đi kèm và cách xử lý nếu có xung đột lợi ích phát sinh.

Trong các chương trình đào tạo coach, nếu chuyên gia ICF đóng nhiều vai trò như người dạy, mentor, supervisor, người chấm điểm..., cần minh bạch về việc mình đang đảm nhiệm nhiều vai trò, tạo không gian để người học phản ánh nếu có lo ngại về thiên vị hay bất công.

Ví dụ: Nếu chuyên gia ICF là giảng viên đồng thời là người chấm đánh giá nội bộ xem học viên có đạt chuẩn tốt nghiệp hay không, điều này có thể gây ra lo ngại về quyền lực, sự công bằng và tính khách quan trong đánh giá.

Thông tin chi tiết về các vai trò như Mentor Coach, Coaching Supervisor và Coach Educator có thể tham khảo tại:

Tiêu chuẩn 3.2 – Quản lý xung đột lợi ích

Là một chuyên gia khai vấn ICF, tôi quản lý xung đột lợi ích và các nguy cơ xung đột lợi ích với khách hàng khai vấn và/hoặc nhà tài trợ thông qua quá trình phản tư cá nhân, thiết lập thỏa thuận khai vấn và duy trì đối thoại xuyên suốt. Điều này bao gồm việc làm rõ vai trò tổ chức, trách nhiệm, mối quan hệ, hồ sơ, nguyên tắc bảo mật và các yêu cầu báo cáo liên quan.

Những cân nhắc và hiểu biết:

Tiêu chuẩn 3.2 (quản lý) đi kèm với:

  • Tiêu chuẩn 3.1 – nhận diện nguy cơ xung đột;

  • Tiêu chuẩn 3.3 – giải quyết khi xung đột thực sự xảy ra.

Khi nhận thấy khả năng xảy ra xung đột lợi ích (theo 3.1), Tiêu chuẩn 3.2 hướng dẫn chuyên gia cách phản hồi và xử lý các tình huống này một cách có đạo đức.

Tiêu chuẩn này áp dụng trong nhiều bối cảnh: khai vấn nội bộ hay bên ngoài, cá nhân hoặc nhóm, mentoring, supervision, hoặc giáo dục đào tạo coach. Xung đột lợi ích có thể đến từ:

  • Mối quan hệ mang lại ưu thế không công bằng (về tài chính, chuyên môn, cá nhân…).

  • Việc đảm nhiệm nhiều vai trò trong một tổ chức hoặc với một khách hàng.

Đối với coach nội bộ (ví dụ: nhân viên công ty), xung đột lợi ích có thể xuất hiện khi:

  • Coach đồng thời là người quản lý trực tiếp, gián tiếp hoặc có quan hệ đồng nghiệp với người được khai vấn.

  • Cần có phạm vi công việc rõ ràng cho từng vai trò, ghi trong thỏa thuận khai vấn.

  • Cần xác định rõ: thông tin nào sẽ được chia sẻ, chia sẻ với ai, vào lúc nào và dưới hình thức nào.

  • Cần có cơ chế tiếp nhận và xử lý các quan ngại từ phía khách hàng hoặc tổ chức, phù hợp với chính sách nội bộ.

Đối với coach bên ngoài (ví dụ: nhà thầu, đơn vị cung cấp dịch vụ), xung đột lợi ích có thể xảy ra khi:

  • Làm việc với nhiều khách hàng trong cùng một tổ chức.

  • Vừa khai vấn nhóm, vừa khai vấn từng cá nhân trong nhóm đó.

  • Làm việc đồng thời cho khách hàng và một đối thủ của khách hàng.

Coach bên ngoài cần chủ động đưa vào hợp đồng các điều khoản minh bạch về vai trò kép hoặc các mối quan hệ đồng thời, và duy trì việc trao đổi liên tục nếu có thay đổi trong suốt quá trình hợp tác.

Coach có thể được yêu cầu ký kết hợp đồng do bên thứ ba (như nhà tài trợ, đại lý, nền tảng) cung cấp. Trong trường hợp này:

  • Coach cần xem xét kỹ để đảm bảo không có điều khoản hạn chế quyền hợp tác với các đối thủ cạnh tranh của bên thứ ba.

  • Cần kiểm tra kỹ bất kỳ điều khoản nào trong hợp đồng bên thứ ba có thể không phù hợp với Bộ Quy tắc Đạo đức ICF.

Trước khi bắt đầu, coach nên yêu cầu cung cấp các chính sách nội bộ liên quan để đảm bảo sự tương thích với đạo đức nghề nghiệp ICF, đặc biệt về quyền riêng tư, chia sẻ thông tin và quản lý thiết bị công nghệ.

Nhiều coach lựa chọn cách viết báo cáo đồng kiến tạo cùng khách hàng – để họ chủ động quyết định việc chia sẻ.

Trong các chương trình đào tạo coach, người dạy, mentor, supervisor hoặc người đánh giá cần minh bạch về vai trò kép của mình và cung cấp cơ chế phản hồi nếu học viên cảm thấy không thoải mái hoặc có xung đột lợi ích.

Chuyên gia ICF nên duy trì thực hành phản tư định kỳ và học hỏi liên tục thông qua:

  • Đọc tài liệu khai vấn,

  • Tham gia các sự kiện, mentoring, supervision…

Điều này giúp phân biệt rõ các vấn đề đạo đức với vấn đề pháp lý hay văn hóa, cũng như nhận diện khi nào một giá trị cá nhân cần được quản lý một cách có ý thức – thay vì xem đó là vấn đề đạo đức.

Tiêu chuẩn 3.3 – Giải quyết xung đột lợi ích

Là một chuyên gia khai vấn ICF, tôi giải quyết mọi xung đột lợi ích (hoặc nguy cơ xung đột) bằng cách làm việc cùng các bên liên quan để tìm giải pháp, tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên môn, hoặc tạm dừng/chấm dứt mối quan hệ nghề nghiệp nếu cần thiết.

Những cân nhắc và hiểu biết:

Tiêu chuẩn 3.3 (giải quyết) cần được đọc cùng với:

  • Tiêu chuẩn 3.1 – nhận biết xung đột;

  • Tiêu chuẩn 3.2 – quản lý xung đột.

Tiêu chuẩn này giúp chuyên gia xác định cách thức giải quyết xung đột lợi ích hoặc nguy cơ xung đột sao cho phù hợp với chuẩn mực đạo đức của nghề khai vấn.

Nếu cần kết thúc mối quan hệ nghề nghiệp, hãy tham khảo Tiêu chuẩn 1.2 để thực hiện một cách đúng đắn về mặt đạo đức.

Có bốn cách để giải quyết xung đột lợi ích hoặc nguy cơ xung đột:

A. Cùng các bên liên quan làm rõ và giải quyết vấn đề một cách trực tiếp, nhằm đi đến thỏa thuận chung.

B. Tìm kiếm hỗ trợ từ chuyên gia (mentor, supervisor, cố vấn đạo đức...).

C. Tạm dừng mối quan hệ nghề nghiệp trong thời gian cần thiết để xử lý xung đột.

D. Chấm dứt mối quan hệ nghề nghiệp nếu không thể đạt được giải pháp được tất cả các bên chấp nhận.

Khi nào dùng A: Khi xung đột rõ ràng (ví dụ: lợi ích tài chính, cá nhân, vị thế chuyên môn).

Khi nào dùng B: Khi bạn không chắc liệu có xung đột hay không, chẳng hạn như:

  • Khi bạn giới thiệu khách hàng sử dụng công cụ, chương trình, tổ chức, nhà cung cấp dịch vụ mà bạn có lợi ích gián tiếp (danh tiếng, tiền hoa hồng, quan hệ cá nhân...).

Khi nào dùng C: Khi bạn cần tạm dừng phiên khai vấn để có thời gian tìm hiểu, tham vấn hoặc làm rõ tình huống.

Khi nào dùng D: Khi mọi nỗ lực không đạt được giải pháp chung và mối quan hệ không thể tiếp tục mà không vi phạm đạo đức.

Nếu quyết định chấm dứt mối quan hệ, chuyên gia cần truyền đạt điều này một cách nhạy cảm, đúng lúc và có trách nhiệm đến tất cả các bên liên quan.

Tiêu chuẩn 4.3 cũng khuyến nghị chuyên gia cần chú ý đến dấu hiệu cho thấy khách hàng không còn nhận được giá trị từ quá trình khai vấn – đó cũng có thể là lúc cần đặt lại câu hỏi về tính tiếp tục của mối quan hệ.

ICF có cung cấp nhiều tài nguyên hỗ trợ cho quá trình này:

  • Đường dây hỗ trợ đạo đức (ICF Ethics Assist Line)

  • Các nhóm đồng nghiệp (Peer Groups)

  • Các cộng đồng thực hành (Communities of Practice)

  • Giám sát nghề nghiệp (Coaching Supervision)

Tham khảo thêm:
https://coachingfederation.org/credentialing/coaching-ethics/icf-ethical-resources/

Tiêu chuẩn 3.4 – Ranh giới chuyên nghiệp và nhạy cảm văn hóa

Là một chuyên gia khai vấn ICF, tôi chịu trách nhiệm nhận thức và thiết lập các ranh giới rõ ràng, phù hợp và nhạy cảm về văn hóa trong mọi tương tác chuyên môn – dù là trực tiếp hay gián tiếp, thể chất hay phi vật chất.

Những cân nhắc và hiểu biết:

Mục tiêu của tiêu chuẩn này là nâng cao nhận thức của các bên liên quan về việc thiết lập ranh giới phù hợp trong mọi tương tác nghề nghiệp. Những ranh giới này có thể liên quan đến: văn hóa, thể chất, giới tính, cảm xúc, bản dạng giới, tôn giáo, hoặc các yếu tố cá nhân khác. Chuyên gia ICF cần ý thức được những yếu tố này và hành xử với sự tôn trọng sâu sắc.

Các cách chuyên gia ICF có thể thực hành trách nhiệm này:

– Chủ động đọc, suy ngẫm và thảo luận về tài liệu Đa dạng, Công bằng, Hòa nhập và Cảm giác thuộc về (DEIB) do ICF cung cấp:
https://coachingfederation.org/resources/featured-topics/diversity-and-inclusion/

– Dù làm việc trực tuyến hay trực tiếp, tại địa phương hay toàn cầu, coach được khuyến khích:

  • Tìm hiểu các tập tục văn hóa đặc thù của nơi mình chuẩn bị khai vấn, đặc biệt là những ngầm định trong giao tiếp.

  • Lưu ý đến cách tiếp xúc vật lý như ôm, bắt tay hoặc chạm; đồng thời cũng cân nhắc các tương đương kỹ thuật số như biểu tượng cảm xúc (emoji), hình ảnh...

– Khi làm việc ở một khu vực địa lý hoặc quốc gia khác, chuyên gia có thể:

– Tham gia các cộng đồng đạo đức chuyên môn:

Tiêu chuẩn này cũng mời gọi chuyên gia ICF phát triển nhận thức đạo đức trưởng thành bằng cách:

  • Nhận diện và giảm thiểu những giả định và thiên kiến cá nhân, dù là có ý thức hay vô thức.

  • Thực hành các hình thức phản tư chuyên môn như:

    • Ghi chép phản tư cá nhân,

    • Học tập liên tục,